Accelerated SAP (ASAP) Methodology adalah pendekatan yang direkomendasikan SAP untuk mengimplementasikan software ERP di perusahaan. Pengalaman SAP dalam membuat dan mengimplementasikan software ERP di berbagai jenis perusahaan menghasilkan sebuah best practice yang telah teruji keberhasilannya berdasarkan pengalaman yang mereka miliki. ASAP Methodology membantu agar implementasi SAP memberikan hasil yang efektif, efisien dan optimal terutama dalam hal waktu, biaya, kualitas, kesesuaian dengan kebutuhan serta pemanfaatan sumber daya yang ada.
Implementasi SAP merupakan proyek yang cukup besar dan memiliki resiko yang tinggi. Keberhasilan dan kesesuaian implementasi SAP dengan kebutuhan bisnis merupakan hal yang harus dipenuhi. Apalagi implementasi dan operasional SAP memerlukan biaya yang sangat besar. Oleh karena itu, proses-proses yang dilakukan dari hulu ke hilir harus berjalan secara maksimal.
ASAP Methodology memiliki 5 fase, yaitu:
- Project Preparation
- Business Blueprint
- Realization
- Final Preparation
- Go-Live and Support
Penjelasan lebih mendalam dari fase-fase tersebut akan dijelaskan di bawah ini.
Project Preparation
Dalam fase ini, perusahaan dan bagian terkait membuat perencanaan awal dan persiapan implementasi SAP. Hal-hal yang perlu dilakukan adalah:
Goal Setting.
Menentukan goal dan objectives (tujuan) dari proyek implementasi SAP. Perlu diingat bahwa ekspektasi perusahaan juga perlu dicatat karena perusahaan pasti memiliki ekspektasi besar yang harus diwujudkan ketika melakukan sebuah proyek besar.
Implementation Strategy
Menentukan dan memperjelas scope implementasi SAP serta membangun organisasi proyek atau komite yang dibutuhkan sekaligus pengalokasian sumber daya di dalamnya.
Implementation Sequence
Menentukan urutan langkah yang akan dilakukan.
Team
Membentuk tim proyek, konsultan atau tim lain yang dibutuhkan.
Sign Off
Mendokumentasikan tahap Project Preparation dan memastikan tahap-tahap diatas harus disetujui oleh perusahaan dan tim proyek sebelum melangkah ke tahapan berikutnya.
Business Blueprint
Fase ini bertujuan untuk menyamakan persepsi dan pandangan tentang bagaimana perusahaan akan mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnis. Dalam fase ini, tim proyek akan melakukan identifikasi untuk mengetahui proses bisnis yang dilakukan perusahaan. Hasil dari proses ini adalah dokumentasi mengenai proses bisnis yang dilakukan perusahaan beserta improvement yang akan dilakukan dengan implementasi SAP. Tahapan ini sangat penting karena sangat menentukan keberhasilan implementasi SAP. Hal-hal yang perlu dilakukan adalah:
Scope Document
Tim proyek mengidentifikasi keseluruhan proses bisnis yang ada dengan kuesioner atau metode lainnya sebagai media komunikasi dengan bagian-bagian yang ada di perusahaan.
As Is
Tim proyek mengerti dan memahami proses bisnis yang dilakukan perusahaan (current state).
To Be
Memetakan proses bisnis ke dalam sistem SAP serta menentukan kondisi yang diharapkan (future state) setelah implementasi SAP berdasarkan kondisi As Is dan tujuan yang ditentukan di awal.
Gap Analysis
Mencari perbedaan atau jarak antara kondisi perusahaan saat ini (As Is) dengan kondisi perusahaan yang diharapkan setelah implementasi SAP (To Be). Jarak atau perbedaan yang disebut gap ini kemudian dianalisa untuk mendapatkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai kondisi To Be.
Sign Off
Mendokumentasikan tahap Business Blueprint dan memastikan tahap-tahap diatas harus disetujui oleh perusahaan dan tim proyek sebelum melangkah ke tahapan berikutnya.
Realization
Fase ini bertujuan untuk mengimplementasikan SAP berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang terdapat di Business Blueprint. Fase ini memiliki dua tahap yang perlu dilakukan, yaitu:
Baseline Configuration (major scope)
Tim konsultan mengkonfigurasi sistem dasar atau baseline system.
Final Configuration (remaining scope)
Tim proyek melakukan penyesuaian dan penyempurnaan (fine-tune) untuk memastikan pemenuhan kebutuhan bisnis perusahaan sesuai perencanaan yang telah dilakukan.
Biasanya, para functional dan ABAP developer bekerja pada fase ini.
Final Preparation
Fase ini dilakukan sebagai persiapan akhir sebelum sistem SAP siap digunakan (Go Live). Hal-hal yang perlu dilakukan adalah:
- Unit Testing
- Integration Testing
- User Acceptance Testing
- Uji coba lain yang perlu dilakukan sesuai kebutuhan perusahaan.
- Jika terdapat sistem lama yang digunakan, maka migrasi data dari sistem lama ke sistem SAP dilakukan pada tahap ini. Pengguna juga harus diberi pelatihan untuk menggunakan sistem SAP ini.
Go Live and Support
Fase ini ditandai dengan dimulainya penggunaan SAP di perusahaan. Sistem perlu dimonitor untuk mengetahui dan mengantisipasi permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi sehingga bantuan (support) dapat dilakukan dengan segera. Selain itu, kegiatan optimalisasi sistem perlu dilakukan agar sistem menjadi semakin handal.
